みんなでオフィス改革
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はじめに
こんにちは、代表のハラヒロシです。
事業承継して早7ヶ月。コロナが世界的に大きな変化をもたらした時期と重なり、目まぐるしい日々を過ごしました。
そんななか、私たちの使命を果たし、未来のありたい姿を思い描き、達成するためにどう行動するか。その下地は「共感」「成長」「安心」であり、できること・変えるべきことは実行しよう。代表初日の初心表明です。
以前からやってみたいことはいろいろありました。何もかも新しくするのではなく、44年も歴史を重ねてきた会社なので、いいところは残しつつ今の時代にあったものに変えていこう、と考えました。
また、私自身ネット黎明期から突っ走って、常に新しいことに取り組んでいるつもりでやってきましたが、一番の年長者となった今、コレやアレはもう古いかも、と気づかされることもあります。悲観ではなく、いいことだなと。変化しているわけで。だから若い人の意見は大事にしたい。メンバーからも積極的に意見が出てきて、「いいアイデア！よしやろう！」とその場で決めたこともたくさんありました。みんなで職場環境・オフィスを変えていくのって楽しいですよね。
オフィス環境を変えよう！
断捨離
4月のリモートワーク中は私1人が出社。誰もいない広いオフィスで一日過ごすなんてはじめて。この空間とじっくり向き合う時間となりました。まずは断捨離だなと。今の自分に必要な歴史の旅。捨てるか残すかを自分の目で判断しよう、ひたすら捨てることを決意。本や資料で3トン以上、事務机は約30台処分しました。お宝発見で何度も手を止めつつ、最終的には見たことのないスッキリとした景色が広がりました。
広いデスク購入＆全員デュアルモニタ
リモートワークから通常出社に戻した6月に、新しいデスク（かなでものさんで購入）とモニタを導入。幅180cmでゆったり。デュアルモニタにしても広々。超便利でもう手放せない…。
音楽、グリーン、本棚
JBNさんから就任祝いでAmazon Echoをいただきました。Spotifyで好きなプレイリストを流しています。個人アカウントで流しているのでたまに思いがけずメタルがかかるのごめんなさい…。観葉植物も今までなかったのであちこち配置。景色変わる…！「メンバー全員の視界にグリーンが入る計画」はおおむね完了。
奥の部屋に潜んであまり機能していなかった本棚をオフィス空間に移動。これらは先人が仕事しやすいように自作した味わい深いものばかり。古さと新しさの組み合わせでオフィスの雰囲気にも溶け込みました。
11月にはJBN稲田さんから本棚3つ分以上の本をお預かり。
壁のペンキ塗り
7月、メンバーからの要望でオフィスのペンキ塗りをしました。塗装プロジェクトリーダーは長張。身内が塗装屋さん！事前にオフィスに来て色の調合をしてくださいました。カラーチャート見ながら、経験で色合わせしていくプロの技を間近で見て興奮。グレーのツートンカラーになりました。違うオフィスに引っ越した気分。みんなで楽しくできました。
業務を合理化・効率化しよう！
業務効率に関するアプリ導入はほとんどディレクター・保科がやってくれました。新しい仕組みをチームに導入するには、メンバーの理解、浸透までのフォローが欠かせないけど、その労力を惜しまず汗かいてやってくれるので本当に助かります。主な導入サービスは以下のとおり。
TimeCrowd
長年手書きの制作伝票でしたが、形骸化していたのでタイムトラッキングで工数管理し、時間を記録。こうすることで各メンバーがどの案件をどのぐらい時間かけていたのかがわかるし、プロジェクトごとの工数・人件費が集計・把握・分析ができます。
・労務管理（制作伝票の代替）
・プロジェクト単位の収益を把握
・人材育成のデータとして活用したい
・時間に対する意識を高めたい
・業務アサインをしやすくしたい
Backlog
・チームとして適正な案件量を対応したい
・各案件の進行をスムーズにしたい
・新規案件が対応可能か判断したい
・各案件の担当者をアサインする参考にしたい
Dropbox Business
データ共有。いつでもどこでもデータにアクセスできるし、共有もできる。リモートワークでも大活躍です。
バックオフィスを変えよう！
事業承継で一番未知数だったのがバックオフィス。前任者からこれまでのやり方のまま引き継いだものの、手書きなどのアナログ作業が大変なのでできる限りクラウド移行することにしました。
KING OF TIME
クラウド勤怠管理システム。もともとの勤怠・労務管理はTKCのPX2と、AMANOのタイムカードでした。リモートワークや在宅勤務に対応するのに紙のタイムカードはやめよう。それにはPX2に対応した勤怠データのCSVが作れることが必須。KING OF TIMEはCSVをカスタマイズできる。それが決め手となりました。
実際に導入し、勤怠は各メンバーがブラウザで出勤と退勤処理。有給申請などもできる。自分は毎月の締め日でCSVデータを取り出してPX2に読むだけ。紙が一切なくなって嬉しい…！
freee
いまのところ請求書の発行と郵送代行を利用しています。いままではExcelで作成してプリント・封書して郵送していたので、その作業をすべてfreeeに。これらの作業時間を考えると、1通165円の郵送代行費は安いです。
MoneyTree
複数の金融サービスをひとつのアプリで一元管理してくれます。会計ソフトと連携してくれるので仕訳もカンタン。
ダイレクト納付
e-Tax（国税電子申告・納税システム）で申告書を提出したあと、預貯金口座から即時国税を納付することができます。
働き方を変えよう！
リモートワーク
4月にリモートワークを実施。5月に代表就任したばかりというタイミングで取り入れるのは大変でしたが、リモートワークはやらざるを得ないという状況だったので、強制力をもって実施したのはよかったと思います。ガイドラインを作ったり、環境を整えたりと一気にアップデートできました。
今後も、流行疾患対策や災害時など、通勤が困難と思われるときにリモート移行して仕事できる環境が確保できることは経営的にも安心です。また、オフィスに空いている部屋がいくつもあるので、何かあったときの避難所としても使いたいと思っています。
制度を変えよう！
こうしていろいろ変えてきたことは、しっかり制度化すること。就業規則の改定をし、テレワーク規定、在宅勤務手当、副業規定を追加、11月から施行しました。メンバーのこれからの状況変化・人生設計の変化に対応できるように。
・テレワーク規定
・在宅勤務手当
・副業規定
・完全週休二日制
・書籍購入補助
・セミナー参加推奨
おわりに
リモートワーク促進によって、オフィスという概念も変わりつつあります。私自身、オフィスが大好きだし、みんなが集まれる場所はあったほうがいいと思っていて、リモートワークはそのときの状況によって柔軟に対応していくというのが現状の考え。アラート状況によって、率先してリモート移行したいと思います。
この記事を書いているときもちょうどリモート中ですが、ひとりではやはり寂しいので、はやく通常モードになることを祈りつつ…。
2021年も、みんなのためになることなら、どんどんやろう、変えていこう！